Инвентаризация в магазине. Как упростить процесс

Инвентаризация магазина – зачем ее проводят

Инвентаризация - это проверка состояния и наличия имущества организации на конкретную дату путем соотнесения фактических данных и данных учета.

Основная цель инвентаризации – определение того, что фактически находится в имуществе и выявить неучтенные объекты.

Но эта цель – не единственная, инвентаризация в магазине вам также поможет:

Снизить кражи сотрудниками организации.
Проконтролировать процесс порчи и/или потерь товара в магазине или на складе. Например, нарушение целостности упаковки.
Выявить пересортицу.
Выявить излишки.
Проверить выдерживаются ли правила хранения.

Виды инвентаризации магазина:

Полная – по всем товарным позициям. Обычно проводится раз в полгода из-за глобальности процесса.
Под пересчет попадает все, включая основные средства.
Локальная – проверка групп товаров. Может проводиться раз в месяц. В нее попадают такие товары как: овощи, фрукты, мясо, рыба, алкогольные напитки, табачные изделия, кофе, товары в зоне у кассы.
Выборочная – проверка определенных товаров. Проводится хоть каждый день для выявления проблемных позиций.

Этапы проведения инвентаризации магазина

Инвентаризация состоит из четырех частей:

Подготовка

На этом этапе руководитель подписывает приказ о проведении инвентаризации, и вы готовите склад и торговый зал – создается план проведения инвентаризации и список задействованных сотрудников.

Подсчет

Непосредственно пересчет товаров и сведение данных.

Фиксация результатов

Результаты инвентаризации заносятся в соответствующую ведомость.

Выводы

Определение итогов и списка действий по результатам инвентаризации.

Правовые аспекты инвентаризации

Существует документ, который определяет порядок проведения инвентаризации - приказ министра финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49, утвердивший «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

* Для проведения инвентаризации необходимо создать приказ (форма ИНВ-22).

В приказе учитываются причины проведения сверки, даты ее начала и окончания, сроки сдачи документации, степень охвата объектов и прочее.

* Инвентаризационная опись товароматериальных ценностей (форма ИНВ-3).

* Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма ИНВ-19).

Также для проведения инвентаризации создается комиссия, которая будет контролировать порядок процесса.

В нее входит руководство компании, представители бухгалтерии и прочие специалисты, которые могут не являться работниками данной организации.

В состав комиссии также может входить независимый консультант.

Отсутствие хотя бы одного человека, входящего в состав комиссии, недопустимо. Инвентаризация считается состоявшейся только при полной явке всех ее участников.

Данная процедура позволяет списывать и выявлять недостачу, проверить сохранность производственных запасов и получить более полную информацию о реальной ситуации в компании. Также комиссия может проверить соблюдение правил эксплуатации и условий хранения продукции.

Способы учета товара

Для того, чтобы пересчитать продукцию нужно определить систему подсчета. Самый популярный способ маркировки продукции – штрих-код.

Штрихкодирование используется во многих областях деятельности в магазине и на складе. Например, при приемке, продаже товара и, конечно, инвентаризации.

Каждой товарной категории присваивается свой штрих-код, сканируя который можно найти данный товар в системе. Сканирование позволяет быстро найти товар и отразить действия, совершенные с ним, в учетной программе.

Оборудование для штрихкодирования

Для считывания меток нужен:		А для печати штрих-кодов существуют:

сканер штрих-кода	терминал сбора данных	специальные принтеры

Инвентаризация с технологией RFID

RFID – способ идентификации товаров вне прямой видимости и на удалении до 10 метров. Более продвинутая система, чем штрихкодирование, при использовании RFID-систему не нужно считать продукцию по одной штуке, это в разы ускоряет проведение инвентаризации.

При этом RFID технология намного дороже, чем штрихкодирование, целесообразность использования зависит от множества факторов. От каких? Мы расскажем.

Инвентаризация магазина с помощью терминала сбора данных

Самый эффективный способ сократить время проведения инвентаризации – проводить ее с использованием терминала сбора данных.

Терминал имеет считывающий элемент и внутреннюю память, а также подключается к учетным программам, загружая туда фактические данные о наличии товара в документ инвентаризации.

Терминал сбора данных — мобильный компьютер со считывающим модулем. Используется для сбора, обработки, хранения и передачи данных в общую информационную систему.

Устройство имеет процессор, встроенную память и аккумулятор, интегрируется с любой учетной системой, в том числе с 1С.

Как его использовать для проведения инвентаризации?


Нужно загрузить номенклатурные позиции в терминал.	Пересчитать с помощью терминала все позиции в магазине или на складе.	Загрузить в учетную программу данные, собранные терминалом.	Система проведен анализ результатов.

Программные продукты для ТСД

Для того, чтобы провести инвентаризацию, на терминал сбора данных нужно установить программу.

Программы существуют разные: для работы в магазине, на складе, для продукции, попадающей под специальную маркировку.

Например, Клеверенс Mobile SMARTS Магазин 15. За счет того, что программа специально разработана для проведения инвентаризации в магазине, она помогает оптимизировать процессы по учету товаров.

Подготовка к проведению инвентаризации магазина

Чтобы провести инвентаризацию быстрее и эффективнее к ней нужно подготовиться заранее:

Разобраться на складе – разложить продукцию по товарным группам, выкинуть весь мусор.
Навести порядок в торговом зале, в том числе на полках.
Провести в вашей учетной программе документы, которые еще не были отражены. Например, возвраты, приходы или списания. Этот пункт очень важен для корректности инвентаризации.
Заранее подготовить график работы сотрудник не только во время инвентаризации, но и при подготовке к ней.
Сотрудников тоже нужно подготовить – провести им подробный инструктаж. Научитесь работать быстро и слаженно.

Проведение инвентаризации магазина

Для того, чтобы провести полную инвентаризацию, нужно приостановить работу магазина. Возобновление продаж возможно только после сведения всех данных. Если инвентаризация локальная, то закрывается группа товаров.
Для минимизации финансовых потерь из-за простоя полную инвентаризацию чаще всего проводят ночью. Если же вы используете для подсчета ТСД со специализированным ПО, то время можно сократить и провести инвентаризацию рано утром или поздно вечером.
Каждый стеллаж торгового зала должен быть пронумерован.
Также нужна схема склада.
Для того, чтобы закрыть склад без потерь, нужно наполнить торговый зал максимальным количеством товаров, чтобы обеспечить продажи в течение целого дня.
Сначала приостанавливается работа на складе и проводится инвентаризация там, затем в магазине.

Проведение инвентаризации магазина – как считать

Один стеллаж считает 2 сотрудников. Один сотрудник сканирует коды всех единиц товара на стеллаже, второй делает это повторно. Считайте слева направо сверху вниз и все позиции именно там, где они стоят.

Занесите результаты двух независимых подсчетов в программу и сделайте сличительную ведомость. Если расчеты расходятся, то сделайте пересчет по расхождениям. Нельзя переходить к подсчету следующих стеллажей пока не определены результаты текущего. Все проведенные стеллажи отмечаются во избежание пропусков или задвоения.

Локальная инвентаризация проводила по такому же принципу, только закрывается конкретная группа товаров, а не магазин целиком.

Сверка данных

После пересчета всего товара создается общая сличительная ведомость с ошибками расчетов. В ней мы смотрим на сколько информация в программе отличается от той, что мы получили по факту.

Сначала важно проверить наибольшие расхождения, затем меньшие. Все найденные товары с истекшим сроком годности или испорченные включаются в инвентаризацию и списываются уже после ее закрытия. Магазин открывается после того, как данные инвентаризации принимаются и больше никаких пересчетов не планируется.

Излишки продукции

Если оказалось, что каких-то товаров у вас в переизбытке, то это также свидетельствует о несовпадении с данными учетной программы. Излишки могут говорить об ошибках в подсчете.

Обратите внимание, что если товара нет на самом деле, но он числится у вас, то это может привести к сбою в заказе.

Недосдача продукции

Причины недосдачи – ошибки, воровство, естественная убыль (товар испортился).

Обратите внимание, что если недосдача по конкретному товару – ошибка, то это может привести к заказу товара и к тому, что товар со склада не будет реализован вовремя и может истечь его срок годности.

Правила проведения эффективной инвентаризации

Проводите локальные инвентаризации на постоянной основе.
Не забывайте проводить и выборочные инвентаризации товаров.
Следите за порядком на складе и в торговом зале.
Заранее подготовьте сотрудников к проведению инвентаризации.
Используйте терминалы сбора данных.
Используйте программные продукты для проведения инвентаризации, именно они максимально сократят затраты.